(14) Oud-toezichthouders moeten bloeden... en met notulen werd vrolijk gerommeld!

Mediation. Dat was het toverwoord in het kort geding dat het bestuur van de kleine woningbouwvereniging in Noord-Holland had aangespannen tegen de toezichthouders die nu financieel moeten bloeden. Dat leek de rechter ook wel wat, want zodoende zouden de partijen zelf naar een oplossing zoeken en hoefde hij geen knoop door te hakken. Waarom zei de rechter niet: ga eerst maar eens naar de leden, raad van toezicht.

‘Mediation, dat komt mooi uit,’ zei het bestuur, ‘want daar hebben de leden ook om gevraagd op de vergadering van vorige maand.’ Voor alle duidelijkheid, dat was de vergadering die door de raad van toezicht om gegronde redenen was afgeblazen.

‘Mooi, maar ik zie nergens in de conceptnotulen dat de leden daarom hebben gevraagd,’ zei de rechter. ‘Dat moet er nog in verwerkt worden,’ riep een bestuurslid. Terwijl zo ongeveer overal het alarm loeide – en niet alleen omdat het de eerste maandag van de maand was –  ging bij de rechter geen bel rinkelen. Hij had zich kunnen afvragen: hoe groot is de kans dat een ervaren notuliste zo ongeveer het belangrijkste besluit van een ledenvergadering over het hoofd ziet? Inderdaad, bijna nul.

Drie maanden later, op de eerstvolgende ledenvergadering, werden de definitieve notulen van die onrechtmatige vergadering geëffectueerd. Zonder dat ze ter inzage hadden gelegen en ordentelijk ter vergadering werden besproken. Alleen, de mouw kan nog zo lang zijn, de aap komt er altijd uit.

In de ‘definitieve’ notulen staat dat de ledenvergadering een voorstel tot mediation heeft aangenomen, ingediend door lid X. Even navraag gedaan bij lid X. ‘Ik was inderdaad op die vergadering maar dat voorstel heb ik nooit gedaan. Dat zou ik echt wel geweten hebben. Er is alleen even over gesproken. Meer niet.’

Rommelen met notulen, ook dat kon er nog wel bij.